¿Qué son los sistemas de visualización de cocina y por qué se están volviendo tan populares en los restaurantes? Cuando trabajas en la vertiginosa industria de alimentos y bebidas, la claridad y la organización son cruciales para el éxito. Los sistemas de visualización digital de entradas permiten a los restaurantes mejorar el flujo de su cocina y gestionar los pedidos de una manera más eficiente.

En este artículo, respondemos a cinco preguntas frecuentes sobre los sistemas de visualización de cocina. Siga leyendo para obtener más información sobre los sistemas de visualización de cocina y cómo funcionan.

1. ¿Qué es un sistema de visualización de cocina? ¿Mi empresa lo necesita?

Un sistema de visualización de cocina (KDS) es una solución digital diseñada para agilizar y mejorar la comunicación en la cocina de un restaurante. Sustituye las entradas de papel tradicionales por pantallas digitales que muestran los pedidos entrantes, las instrucciones de cocción y el estado de los pedidos. Un sistema de visualización de cocina incluye una pantalla digital (o un conjunto de pantallas) instalada en diferentes estaciones de la cocina o del área de preparación de alimentos. Estas pantallas muestran toda la información que el chef o el personal de cocina deben conocer sobre un pedido.

Un KDS se integra con el sistema de punto de venta (POS) de un restaurante y las plataformas de pedidos en línea, lo que permite que los pedidos fluyan sin problemas desde la recepción hasta el personal de cocina. Estos sistemas suelen incluir diseños personalizables y alertas codificadas por colores para priorizar los pedidos en función de factores como la urgencia o la ubicación de la mesa. Además, su KDS puede incluir funcionalidades como el seguimiento de los pedidos, la indicación de la hora y el análisis del rendimiento para mejorar la eficiencia y la precisión de la cocina.

Las empresas de la industria hotelera suelen utilice un KDS para optimizar las operaciones de la cocina y mejorar la calidad general del servicio. Al reemplazar las entradas impresas por pantallas digitales, un KDS minimiza los errores y los problemas de comunicación entre el personal de recepción y el personal de cocina, lo que acelera la preparación de los pedidos y reduce los tiempos de espera para los clientes. El KDS adecuado puede ayudarlo a aumentar la productividad, mantener la coherencia en la calidad de los alimentos y ofrecer una experiencia optimizada a los clientes.

2. ¿Cómo funcionan los sistemas de visualización de cocina?

El KDS de un restaurante debe recibir datos de pedidos de una fuente a la que esté conectado directamente. Una vez que se introduce un pedido, se transmite electrónicamente al KDS de la cocina.

Si bien algunas soluciones de KDS solo se conectan a un punto de venta, otras están abiertas y pueden incorporar pedidos de otras fuentes en línea o de terceros.

Fresh ofrece un KDS abierto que puede recibir pedidos a través de tres métodos principales:

• Integración directa con POS: Intégralo sin problemas con tu sistema POS por lo que sus pedidos se envían automáticamente al KDS a medida que se introducen.
• Plataformas de consolidación de pedidos en línea: Muchas plataformas de pedidos en línea se conectan directamente a mercados de terceros (como UberEats y GrubHub), pero no siempre. Si no existe una integración directa, agregadores de pedidos como Cuboh puede conectar sus pedidos de terceros directamente a su KDS.
• Webhooks, API y Zapier: Los sistemas KDS abiertos, como Fresh KDS, se pueden conectar a cualquier fuente de pedidos. Si quieres hacerlo por tu cuenta, puedes conectar directamente Fresh a fuentes de pedidos de terceros mediante Webhooks, API, o Zapier.

Una vez recibidos, los pedidos se muestran en pantallas digitales o monitores instalados en varias estaciones de cocina. Cada pedido se presenta de forma clara con detalles como los artículos pedidos, las modificaciones, los números de las tablas y cualquier instrucción especial.

El personal de cocina puede rastrear fácilmente el estado de cada pedido en el KDS, desde el momento en que se recibe hasta que se prepara, cocina y finalmente se completa. Algunas soluciones de KDS ofrecen funciones como alertas codificadas por colores o notificaciones audibles para indicar la urgencia de un pedido o los requisitos especiales.

Una vez que el KDS tiene los datos del pedido, puede hacer cosas como enviar artículos a las estaciones correctas, rastrear el tiempo que el billete ha estado abierto, comunicar el estado del billete a los clientes por SMS y sincronizar los paquetes de artículos entre estaciones. Todos los datos registrados en las pantallas del KDS se almacenan en la nube para su análisis e informes, lo que le permitirá evaluar el rendimiento de su cocina y realizar mejoras a lo largo del tiempo.

3. ¿Cuáles son los beneficios de un restaurante KDS?

La implementación de un KDS en su restaurante conlleva un montón de beneficios, que incluyen:

• Mayor eficiencia. Los sistemas de visualización de cocina están diseñados para ayudar a la cocina a preparar los pedidos de manera más rápida y eficiente, lo que le permite completar más pedidos sin la necesidad de aumentar los niveles de personal.
• Mejora de la comunicación. Los billetes de papel son una comunicación unidireccional: envías el billete y listo. Un KDS digital puede recibir actualizaciones de los pedidos desde el punto de venta y puede enviar las actualizaciones del estado de los pedidos al punto de venta o directamente a los clientes. La capacidad de las pantallas del KDS para comunicarse entre sí ayuda a los trabajadores de las distintas estaciones a organizar la venta de entradas para que todos los artículos estén listos al mismo tiempo.
• Menos composiciones y vacíos. Un KDS ayuda a los restaurantes a reducir el desperdicio de alimentos al minimizar los errores y la falta de comunicación en la preparación de los pedidos. Una mejor comunicación en la cocina reduce los vacíos y las complicaciones que se producen cuando los pedidos son incorrectos. Un menor número de errores en los pedidos repercute directamente en su rentabilidad y en la satisfacción de los huéspedes.
• Seguimiento en tiempo real. Lo que se mide se hace. En el caso de las entradas impresas, el seguimiento de los horarios de las entradas durante un turno es un proceso manual, y no tienes ningún registro histórico de tu actuación. Con un KDS, los encabezados codificados por colores pueden mostrar a los empleados exactamente su posición en cada entrada en relación con la rapidez de los estándares de servicio de su restaurante. Esto, combinado con las alertas y la rapidez de los informes sobre el servicio, puede ayudar a que tu cocina mejore con el tiempo.

4. ¿Cuánto cuesta un sistema de visualización de cocina?

El costo de un nuevo sistema de visualización de cocina puede variar ampliamente según el sistema que elija. Normalmente hay dos costes asociados a un KDS: el coste del software y el coste del hardware.

Programa KDS se cobra como una licencia única o como un modelo de suscripción continua. Una licencia única puede costar varios cientos de dólares por pantalla y, si bien te permite usar el software todo el tiempo que quieras, tampoco incluye actualizaciones o mejoras periódicas. Las suscripciones al software de KDS pueden costar desde 10 a 15 dólares al mes e ir aumentando en función del número de pantallas y funciones. Los modelos de suscripción le permiten acceder a actualizaciones periódicas y a nuevas funciones.

Hardware KDS las opciones dependen del proveedor que elija y, como resultado, hay mucha variación en el costo. Querrás evaluar si el proveedor de KDS también vende hardware o si puedes traer tu propio dispositivo. También tendrás que evaluar el sistema operativo que requiere el software KDS, por ejemplo, Windows, iOS o Android. El tamaño de las pantallas también influirá en el costo. Si la configuración de su cocina se presta a pantallas más pequeñas, puede comprar tabletas de 10 pulgadas por un par de cientos de dólares. Si necesita pantallas más grandes, puede combinar un controlador KDS, un monitor y una barra angular para navegar por el software.

Si se cambia a un KDS diferente, puede ahorrar dinero si el nuevo proveedor puede utilizar su equipo actual. Fresh KDS es compatible con tabletas iOS 13+ y Android 7+. 

‍¿Está listo para actualizar su equipo? Eche un vistazo a nuestro recomendaciones de hardware para KDS.

5. ¿Qué tan difícil es configurar un sistema de visualización de cocina?

La facilidad o dificultad de configurar un KDS depende del proveedor, de lo complicado que sea el flujo de trabajo de su cocina y de su conocimiento de la tecnología.

Como todos los sistemas de pantallas de cocina implican algún tipo de integración, la mayoría de las configuraciones presentan un poco de complejidad; por ejemplo, hacer que la conexión de red local funcione puede implicar configurar una IP estática en la tableta y asegurarse de que el router esté configurado para permitir el tráfico local. Los sistemas de visualización de cocina antiguos suelen ser lo suficientemente complicados como para que requieran instalación y asistencia in situ para empezar. Sin embargo, los sistemas de visualización de cocina modernos y basados en la nube son mucho más fáciles de configurar y probar por sí mismo para el propietario promedio de un restaurante.

Por ejemplo, KDS nuevo es un sistema basado en tabletas que funciona con varios sistemas POS, es fácil de configurar y puede estar en funcionamiento en menos de 10 minutos.

Cómo elegir el mejor KDS para su negocio

La elección del sistema correcto le permite acceder a las funciones y el soporte que necesita para hacer funcionar su cocina de manera eficiente. Aquí tienes siete pasos infalibles para elegir el mejor KDS para tu restaurante:

1. Identifique el flujo de trabajo de su cocina: Antes de elegir un KDS, debe comprender el flujo de trabajo de su cocina. Analice la distribución de su cocina, cómo se reciben los pedidos, cómo se mueven por la cocina y cómo se preparan.
2. Determine sus necesidades: Una vez que haya analizado el flujo de trabajo de su cocina, puede determinar qué tipo de KDS necesita. Tenga en cuenta la cantidad de estaciones que necesita, la cantidad de pantallas y las funciones que necesita, como los temporizadores de billetes, la comunicación entre pantallas, etc.
3. Evalúe la compatibilidad: Asegúrese de que el KDS que seleccione sea compatible con su sistema de punto de venta (POS). Es fundamental tener un KDS que puede comunicarse eficazmente con su punto de venta para garantizar un funcionamiento fluido.
4. Compruebe la facilidad de uso: Asegúrese de que el KDS sea fácil de usar para el personal de cocina. Debe ser fácil de navegar, entender y seguir, para que no pierda tiempo capacitando a sus empleados.
5. Considera el precio: Los sistemas KDS pueden variar en precio, por lo que debe tener en cuenta el precio a la hora de elegir el más adecuado para su restaurante. Asegúrese de que el sistema que elija ofrezca una buena relación calidad-precio.
6. Busque apoyo: Asegúrese de que el KDS que elija incluya soporte técnico, mantenimiento y formación.‍
7. Obtenga comentarios: Por último, lo mejor sería buscar comentarios de otros propietarios de restaurantes o profesionales del sector que hayan implementado un KDS en sus cocinas. Sus comentarios pueden ayudarle a elegir el KDS adecuado para su restaurante.